Bedrijfsvoering

De hoofdlijn van deze terugblik in de jaarrekening van 2022 is dat het programma bedrijfsvoering opnieuw binnen de financiële kaders is gebleven en dat de gestelde doelstellingen nagenoeg allemaal zijn behaald. Het financiële en inhoudelijke beeld is hiermee dan ook in lijn met het beeld dat is afgegeven tijdens de FinRap 2022.
In 2022 hebben we de stapsgewijze verbetering van onze bedrijfsvoering voortgezet en op diverse onderdelen een volgende professionaliseringsslag gemaakt. Het flexibel inrichten en doorontwikkelen van de bedrijfsvoering in aansluiting op de inhoudelijk programma's is noodzakelijk om snel en adequaat te reageren op veranderingen en de gezamenlijk doelen te realiseren.

In 2022 hebben we de doorontwikkeling opnieuw vormgegeven langs de drie programmalijnen van onze bedrijfsvoering:

1. De benodigde digitale transformatie van bedrijfsvoeringsdisciplines om producten en diensten volgens de moderne digitale standaard te leveren en/of de diverse samenwerkingen (digitaal) te faciliteren;
2. Het beheer en de kwaliteit van data als fundament voor sturing, dienstverlening en om hier de benodigde stuurinformatie uit te destilleren om doelmatigheid binnen de programma's te realiseren. Dit uiteraard met voldoende oog voor privacy en informatieveiligheid;
3. De mens en organisatie ; de werkprincipes en organisatielijnen met hierbij de juiste persoon op de juiste plaats en de bijbehorende doorontwikkeling van gevraagde kennis en vaardigheden.

De inhoud verandert, Bedrijfsvoering verandert mee: Sturing langs de drie programmalijnen en  de hierin aangemerkte prioritaire opgaven.

Op deze drie programmalijnen is een aantal prioritaire bedrijfsvoeringsopgaven aangewezen waaraan is gewerkt om de bedrijfsvoering verder toekomstbestendig te maken. Aan de hand van de programmalijnen zullen we reflecteren op de doelstellingen en de nog resterende aandachtspunten die we meenemen naar 2023 en verder.

Wat hebben we daarvoor gedaan en bereikt?

1. Programmalijn Digitale transformatie
Er zijn verschillende samenhangende interventies gedaan om de benodigde digitale transformatie te realiseren.

• De digitale basis is doorontwikkeld en er zijn systeem- en applicatietechnische verbeteringen doorgevoerd. Naast reguliere trainingen en e-learnings is er aanvullende aandacht voor bewustwording en training op het gebied van digitale vaardigheden. Bijvoorbeeld op het vlak van informatieveiligheid, privacy, en digitale bewustwording.
• Het project informatiegestuurd handelen (ook wel datagedreven werken) heeft in 2022 langs de diverse sporen diverse ontwikkelstappen opgeleverd.  Met verschillende stakeholders zijn de ontwikkelingen gedeeld, waaronder in een goed ontvangen themasessie met uw raad. Uitdaging is dit door te zetten en in 2023 ook verder te borgen in de werkprocessen en sturing. De ontwikkeling wordt ook in 2023 integraal langs deze sporen doorgezet met aandacht voor informatieveiligheid, privacy en ethiek.

Naast deze generieke aanpak en doorontwikkeling is voor deze programmalijn de volgende greep van inspanningen en resultaten vermeldenswaardig:

• De facilitering van de digitale werkplek is in 2022 verder gemoderniseerd en heeft een slag gemaakt op beveiligingsniveau.
• De ingezette ontwikkeling op het gebied van Business Intelligence heeft in 2022 data verder ontsloten en concrete stuurinformatie en nieuwe dashboards opgeleverd. (Bijvoorbeeld op de gebieden contracten sociaal domein, BAG, BGT, Meldingen Openbare Ruimte, inkoop en datakwaliteit). Ook heeft het platform van BI, waarop de stuurinformatie wordt getoond een grote update gehad zodat het beter koppelbaar en benaderbaar is en voldoet aan de meest recente standaarden. Uitdaging op het gebied van BI is dat binnen verschillende domeinen behoefte aanwezig is aan stuurinformatie en datagestuurd werken wat voor een de spanning op de capaciteit en middelen zorgt. Dit vraagt continue om focus en prioriteren.
• Op het gebied van informatieveiligheid is het beleidskader back-up en recovery geïmplementeerd en is uitvoering gegeven aan het informatieveiligheidsplan. Ook zijn de uitkomsten van een self-audit en een audit op de back-ups opgevolgd. De volgende stap hierin is een real-time 24/7 monitoring die ook wel bekend staat als SIEM/SOC waarvan de verkenning is gestart. Ook zijn er interventies ingezet om de bewustwording op het gebied van informatieveiligheid te verbeteren, waaronder een training die ook door het college van B&W is gevolgd.
• In 2022 is veel werk verzet om privacywetgeving te implementeren in de systemen en processen van de organisatie. Zo zijn de achterstanden op het gebied van verwerkersovereenkomsten ingelopen, heeft een in- en externe audit plaatsgevonden op basis van de Wet politiegegevens, zijn procedures geactualiseerd en is er een monitorings- en verantwoordingsplan vastgesteld aangeboden aan uw raad. Ook is het eerste jaarverslag bescherming persoonsgegevens verschenen. Er is een zichtbare ontwikkeling gaande naar meer structuur en volwassenheid in de (privacy-) organisatie. Om privacy integraal deel uit te laten maken van de dienstverlening, werkprocessen en planning- en controlcyclus, en daarmee aantoonbaar te kunnen voldoen aan privacywetgeving, zijn er echter ook nog aandachtspunten. De belangrijkste aandachtspunten voor 2023 zijn het verwerkingsregister, DPIA’s en (verdere) implementatie van de Wet politiegegevens.

2. Programmalijn Beheer en kwaliteit van data
De diversiteit aan informatiestromen groeit, in brede zin hebben we ons informatiebeheer verder op orde moeten brengen en houden. Denk hierbij naast het beheer en de kwaliteit van data, specifiek aan dossiervorming en archivering. Deze programmalijn hangt sterk samen met de openbaarheidsparagraaf van deze jaarrekening waar ook op diverse ontwikkelingen wordt gerapporteerd.

• In 2022 zijn er diverse interventies ingezet ter verbetering van de kaders, processen en techniek behorende bij archivering en informatiebeheer. Hierbij kunt u denken aan het opstellen van een normenkader voor informatiebeheer, audits op informatiebeheer en de doorontwikkeling van een eigen E-depot voorziening om digitale archivering conform de wet integraal uit te voeren.
• Ook in 2022 hebben we ons gefocust op het verder herbruikbaar en toegankelijk maken en houden van onze data voor de samenleving. Hierbij hebben we onder andere rekening gehouden met nieuwe wetgeving en zijn we gestart met het implementeren van de Wet Open Overheid  conform landelijke planning, voor de Wet Elektronische Publicatie en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. Implementatie hiervan krijgt een meerjarig vervolg.
• In 2022 zijn er diverse acties ondernomen om verder te gaan voldoen aan de nieuwe digitale toegankelijkheid vereisten (zogenaamde WCAG norm). Het volgen van deze richtlijnen maakt content toegankelijker voor mensen met functiebeperkingen, waaronder blindheid en slechtziendheid, doofheid en gehoorverlies. Hiermee is er een belangrijke stap gemaakt in het beter bruikbaar en benaderbaar maken van onze gegevens voor burgers en leveren we een bijdrage aan de inclusieve overheid.
• Het content managementsysteem is gemigreerd voor het beheer van de hoofdwebsite Nu.Venlo en we hebben het aantal gemeentelijke websites geïntegreerd en hiermee teruggebracht.  Dit zorgt voor eenduidige communicatie, efficiënter beheer en toegankelijke informatie die voldoet aan wettelijke vereisten in het belang van de burger. Dit project zal in 2023 worden afgerond waarmee het aanleveren van digitaal toegankelijke content als een reguliere taak moeten worden geborgd in alle teams.
• We hebben stappen gezet in de organisatiebrede verbetering van onze datakwaliteit. Denk hierbij aan de kwaliteit van onze Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Personen  en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). In 2022 heeft dit onder andere geresulteerd in een voldoende score op de wettelijke kwaliteitsnormen die jaarlijks worden ge-audit (ENSIA audit). Hiermee vormen deze registraties een belangrijke kwalitatieve onderlegger voor onze dienstverlening en wettelijke taken.

3. Programmalijn Mens en Organisatie
De geschetste dynamiek in de omgevingsanalyse en de programma’s stellen hoge eisen en vragen een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Dit uit zich in “harde” aspecten van systemen, applicaties en processen, zoals in de vorige twee programmalijnen omschreven en de “zachtere” aspecten van deze laatste programmalijn. Denk hierbij aan het sturen op gewenste houding en gedrag, ontwikkeling van vaardigheden en de juiste persoon op de juiste plek.
Concreter zijn er voor 2022 de volgende relevante onderdelen te benoemen:

• De besturingsfilosofie zijn we verder gaan borgen aan de hand van een adoptiestrategie. Via een campagne is in 2022 specifieke aandacht geweest voor het toepassen en concretiseren van de kernwaarden vitaal, betrokken en professioneel in de dagelijkse praktijk.

• Voor een goed lopende ambtelijke organisatie en effectieve sturing door college en raad zijn we ook in 2022 verder gegaan met het nader stroomlijnen van de P&C Cyclus. Dit gebeurt in nauwe afstemming met de auditcommissie en onze accountant. Denk hierbij aan het vervroegen van de jaarrekening, verbeteren van Vorap en Finrap, het  integreren van de afrekening zorgaanbieders en een vervolgstap om met alle teams te komen tot maandafsluitingen. Dit zal ook in 2023 zijn vervolg krijgen om zo het P&C proces  nog efficiënter, doelmatiger en transparanter te maken voor de ambtelijk organisatie, college en uw raad.

• HR- instrumentarium. De doorontwikkeling en bijstelling van HR-instrumenten is doorgezet. In 2022 zijn er inspanningen geweest op het gebied van vitaliteit, diversiteit, personeelsplanning, Werving en Selectie en de HR gesprekscyclus. In de overloop naar 2023 gaat er echter nog aanvullende aandacht zijn voor permanente educatie en het versterken van de arbeidsmarktpositie.
• Teamhoofden, programmamanagers en directieleden hebben deelgenomen aan een management development traject met bijzondere aandacht voor integraal leidinggeven, strategische personeelsplanning en het samenspel in het stuurhuis van de gemeente Venlo.