Inleiding
Voor het eerst treft u de openbaarheidsparagraaf aan, voorgeschreven door de Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Woo wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken, en daarmee vertrouwen van onze inwoners in de overheid te vergroten.
De drie pijlers waarop de Woo rust zijn: passieve openbaarmaking (voorheen het Wob-verzoek), de actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
Met ingang van 1 mei 2022 is een Woo-contactpersoon aangewezen en beschikbaar gemaakt om vragen van inwoners te beantwoorden. Daarnaast kan eenieder een Woo-verzoek elektronisch indienen via een formulier op onze website.
Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid verplicht ons om op termijn een aantal categorieën informatie actief openbaar te maken. Daarnaast bevat de wet een inspanningsverplichting die vereist om waar dat kan, documenten actief openbaar te maken. Voor de implementatie van de actieve openbaarmaking is een projectorganisatie ingericht. Binnen dit project is in 2022 een kalender voor de implementatie van de wet opgesteld. Daarnaast is er een inventarisatie uitgevoerd van (werk)processen en typen documenten van de organisatie waar de Woo impact op heeft. De focus voor de actieve openbaarmaking zal liggen op de verplichte informatiecategorieën en de strategie die de landelijke overheid hanteert in de volgorde van openbaar te maken documenten. Begin 2023 zal het gaan om de Woo-verzoeken en bestuurlijke besluitvorming. Daarna zullen andere informatiecategorieën volgen.
Ter ondersteuning van actieve openbaarmaking gaan we gebruik maken van anonimiseringssoftware, waarmee met behulp van kunstmatige intelligentie documenten doelmatig en doeltreffend kunnen anonimiseren. Deze software is in 2022 aanbesteed en wordt in het eerste kwartaal van 2023 geïmplementeerd.
Informatiehuishouding
We hebben in de afgelopen jaren significante stappen gezet om te komen tot een goed beheer en gebruik van informatie. In 2022 zijn onder andere de volgende projecten afgerond dan wel opgestart:
- De aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is afgerond met specifieke aandacht voor privacy en archivering. De implementatie loopt (planning: maart 2023 live). Bij de inrichting van dit nieuwe systeem wordt direct rekening gehouden met de eisen die er vanuit de archiefwet worden gesteld met betrekking tot bewaartermijnen en vernietigingen.
- Ook bij de vervanging van andere systemen die in 2022 hebben plaatsgevonden, zoals bij het raadsinformatiesysteem, sjablonencreator en de meldingen openbare ruimten, is rekening gehouden met de eisen omtrent het informatiebeheer, digitale toegankelijkheid en archiefwet.
- Het organisatiebrede project digitale toegankelijkheid is gestart met een impactanalyse en het omzetten van documenten volgens de nieuwe toegankelijkheidsnormen.
- Belangrijke mijlpaal is de lancering en aanwijzing van het e-Depot tijdens de viering van 750 jaar Venloos archief in september 2022. Hiermee zijn we als eerste Limburgse gemeente in staat om onze digitale archieven duurzaam toegankelijk te bewaren.
- Met betrekking tot kennis en vaardigheden zijn alle functioneel applicatiebeheerders en procesbegeleiders getraind op het inrichten van processen en systemen conform eisen die de archiefwet hieraan stelt. In 2023 zal ook aandacht worden besteed aan de kennis en vaardigheden van medewerkers binnen de bedrijfsprocessen, zodat zij in staat zijn om op de juiste manier informatie vast te leggen en dossiers te vormen.
- Ten slotte is in 2022 kwaliteitssysteem Informatiebeheer vastgesteld, waarmee nu ook audits kunnen worden uitgevoerd om op basis van toetsingscriteria de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen meten.