Rechtmatigheid begrotingsafwijkingen

Uw gemeenteraad heeft 21 december 2022 het controleprotocol 2022 vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat overschrijdingen van de lasten op de totalen per programma en de algemene dekkingsmiddelen dienen te worden toegelicht. In het controleprotocol 2022 van de auditcommissie wordt naar de in augustus 2021 geactualiseerde Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV verwezen. Hierin zijn de volgende zeven “soorten” begrotingsafwijkingen benoemd:

1. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in, geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
2. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de onafhankelijk accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend of dit niet gemeld in de prognose einde jaar en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
3. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
4. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
5. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);

• geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
• geconstateerd na het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);

6. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.

• jaar van investeren (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
• afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel).

Daarnaast heeft uw raad aanvullend vastgesteld dat de volgende begrotingsoverschrijdingen niet moeten meewegen bij het oordeel van de onafhankelijk accountant:

1. Overschrijdingen die het gevolg zijn van toegerekende ambtelijke salariskosten;
2. Overschrijdingen die zich voordoen op het taakveld “Overhead” voor zover betrekking hebbende op toegerekende overhead aan projecten, het gaat hier dan bijvoorbeeld om minder uitvoerkosten aan projecten. Dit levert een nadeel op in de exploitatie omdat minder overheadkosten aan een project kunnen worden toegerekend;
3. Kredietoverschrijdingen lager dan 10% van het totale krediet met een gelimiteerd bedrag van € 200.000,00;
4. Overschrijdingen die onderdeel zijn van de prognoses zoals vermeld in de voortgangsrapportage (VoRap 2022) en de financiële rapportage (FinRap 2022). Conform Financiële Vordening Gemeente Venlo 2018 artikel 4 lid 3 informeert het college de raad via de VoRap 2022 en de FinRap 2022 als ze verwacht dat de lasten op programmaniveau aan het eind van het jaar de geautoriseerde lasten mogelijk overschrijden als gevolg van kostenoverschrijdingen die passen binnen bestaand beleid. Deze prognose hoeft niet te worden vertaald in een begrotingswijziging.

Voor de aanvullingen is uitgangspunt dat de overschrijdingen worden beschouwd als passend binnen het bestaand beleid, echter wel onder de voorwaarde dat ze goed herkenbaar zijn opgenomen in de analyses behorende bij de jaarrekening en van een goede en volledige toelichting worden voorzien.

Navolgend worden de in bovenstaande tabel gepresenteerde overschrijdingen (programma 2, programma 4 en programma 5), per programma, nader toegelicht.

Kostenoverschrijdingen van programma 2
De totale overschrijding op de lasten in programma 2 bedraagt € 4.856.000 in onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten binnen programma 2 benoemd.

Toelichting P2
De overschrijding op de lasten binnen programma 2 wordt voornamelijk veroorzaakt door:

• Aankopen ten behoeve van het Appa-fonds. Deze vallen hoger uit dan begroot. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat hier ook direct gerelateerde baten tegenover staan en gemeld zijn in de FinRap.
• Afboeking in verband met de waardering van bijdrage aan activa van derden. Indien er bijdrage worden gedaan aan activa van derden moet dezelfde afschrijvingstermijn worden gehanteerd als de derden. Er zijn bijdragen gedaan aan het Rijk in verband met de aanleg van het tracé  A73/74. Het Rijk hanteert het kasstelsel waardoor er geen afschrijvingen plaatsvinden.  Vandaar dat de boekwaarde per 1 januari 2022 is afgeboekt.  Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat de kosten het verleden zijn gemaakt vanuit een investeringskrediet. Nu blijkt door een verduidelijking van de wet dat de activering niet

Kostenoverschrijdingen van programma 4
De totale overschrijding op de lasten in programma 4 bedraagt € 2.189.000. In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten binnen programma 4 benoemd.

Toelichting P4
De overschrijding van de lasten op programma 4 wordt veroorzaakt door:

• Het opnemen van de realisatiecijfers van Trensportal in de administratie van Venlo. Tot 2022 voerde Trensportal een separate boekhouding maar vanaf dit moment wordt de administratie van Trensportal onderdeel van de administratie van de gemeente Venlo. Vanwege het feit dat de begroting 2022 van Trensportal nog niet is verwerkt in de administratie van de gemeente Venlo ontstaat hierdoor een overschrijding op de lasten binnen dit programma. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat hier ook direct gerelateerde baten tegenover staan.
• Een extra bijdrage aan de Regio voor de starters innovatie welke niet begroot was veroorzaakt een tweede overschrijding binnen dit programma. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat hier ook direct gerelateerde baten tegenover staan.
• De kosten van de ontwikkeling van het bedrijven terrein Veegtes zijn hoger dan begroot in 2022. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat hier ook direct gerelateerde baten tegenover staan.

Kostenoverschrijdingen van programma 5
De totale overschrijding op de lasten in programma 5 bedraagt € 520.000. In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding.
In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten binnen programma 5 benoemd.

Toelichting P5
Het grootste deel van de kostenoverschrijding binnen programma 5 wordt veroorzaakt door een overschrijding op het Kazernekwartier. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant omdat hier ook direct gerelateerde baten tegenover staan.