Rekenkameronderzoeken

Integraal beleidskader arbeidsmarkt ‘Werken in Venlo’.

Niet van toepassing.

Het integraal beleidskader arbeidsmarkt is op 16 juni 2021 door de raad vastgesteld en vormt de basis voor het uitvoeringsprogramma. Het uitvoeringsprogramma ‘Werken in Venlo’ is opgesteld in samenwerking met onder andere bedrijven, netwerkorganisaties, beroepsonderwijs en uitvoerende teams van binnen de organisatie.

Netwerkbijeenkomst met 60 stakeholders in het vierde kwartaal van 2021, en een participatietraject met stakeholders in het vierde kwartaal van 2021 en het eerste kwartaal van 2022 om te komen tot een nadere concretisering van adaptieve uitvoeringsagenda.

Niet van toepassing.

Op 8 november 2021 heeft er een startbijeenkomst plaatsgevonden met in- en externe partners. Begin 2022 hebben er vervolgbijeenkomsten en bilaterale  overleggen plaatsgevonden. Om kansrijke projecten te prioriteren en partijen te verbinden, hebben er in het tweede kwartaal individuele gesprekken plaatsgevonden met partners. De input van deze gesprekken is verwerkt en opgenomen in een uitvoeringsagenda. De raadsconsultatie heeft plaatsgevonden in het vierde kwartaal van 2022. De uitvoeringsagenda is op 6 december 2022 vastgesteld.

In Meetbaar Venlo zijn een aantal indicatoren opgenomen die direct of indirect betrekking hebben op het arbeidsmarktbeleid van Venlo. Dit zijn:

• Netto arbeidsparticipatie;
• Aantal banen in Venlo;
• Verstrekte bijstandsuitkeringen;
• Beëindigde bijstandsuitkeringen vanwege werkaanvaarding;
• Aantal verstrekte WW-uitkeringen.

Niet van toepassing.

Deze indicatoren zijn opgenomen in het door de raad vastgestelde integraal beleidskader arbeidsmarkt (juni 2021 vastgesteld door de raad. Op basis hiervan kunnen ontwikkelingen van de arbeidsmarktaanpak worden gemonitord. Het in het integraal beleidskader opgenomen beleid wordt geëvalueerd in 2025.

Informatie aan de raad volgt na afronding uitvoeringsagenda ‘Werken in Venlo’.               

Niet van toepassing.

De consultatie van de raad heeft plaatsgevonden in het vierde kwartaal van 2022. De raad wordt middels de P&C-cyclus geïnformeerd over de uitvoeringsagenda. Indien relevant wordt de raad aanvullend geïnformeerd over de voortgang via een raadsinformatiebrief.

Betrokkenheid raad bij de aanbevelingen 1, 2 en 3.

Niet van toepassing.

Zie toelichting bij de aanbevelingen 1, 2 en 3.

Idem

Niet van toepassing.

In de nieuwe woonvisie die in september 2021 is vastgesteld is deze verbreding meegenomen.

Idem

Niet van toepassing.

In de nieuwe woonvisie die in september 2021 is vastgesteld is deze aanbeveling meegenomen.

Idem

Niet van toepassing.

Het uitvoeringsprogramma is gelijktijdig met de woonvisie opgesteld en ook door de raad vastgesteld.

Idem

Niet van toepassing.

Onderdeel van de woonvisie is een bijlage waarin de opgaven per stadsdeel en kern inzichtelijk zijn gemaakt.

Idem

Niet van toepassing.

Wonen heeft een eigen programmalijn binnen het programma Leefbaar Venlo. Hiermee wordt de integraliteit binnen het programma, maar ook met de andere programma’s geborgd.

Idem

Zie stand van zaken.

Dit zal naar verwachting in 2024 worden opgestart.
Voorafgaand aan het regionale traject is het voorstel om lokaal een themasessie te houden om te verkennen welke thema’s vanuit de raad van Venlo op de regionale tafel besproken zouden moeten worden.

Idem

Niet van toepassing.

De activiteitenplannen/volkshuisvestelijke biedingen van de corporaties voor het jaar 2022 verschillen inhoudelijk van kwaliteit. Binnen de prestatieafsprakencyclus zijn deze biedingen nader geconcretiseerd en geprioriteerd. Het resultaat hiervan zijn de prestatieafspraken 2022.

Idem

Niet van toepassing.

De prestatieafspraken 2023 zijn meerjarig.

Idem

Niet van toepassing.

Binnen de lokale driehoek is gesproken over de rol van de HBV. De HBV is hierbij concreet gevraagd op welk vlak ze ondersteuning nodig hebben. Opgemerkt werd dat de HBV financieel een steuntje in de rug kan gebruiken om extra activiteiten op te kunnen pakken. Dit actiepunt is opgenomen in de prestatieafspraken 2022. En in 2022 is hier uitvoering aan gegeven.

Idem

Niet van toepassing.

De monitor is gereed en is in februari 2023 gepubliceerd op Venlo in Cijfers.

Idem

Niet van toepassing.

Het tijdstip tegelijk met de nieuwe prestatieafspraken is niet logisch. Het lopende jaar van de prestatieafspraken is dan immers nog niet afgerond. Er is voor gekozen om de raad zo snel mogelijk te informeren, namelijk in tweede kwartaal van het desbetreffende jaar. De evaluatie kan zo ook dienen als input bij de jaarlijkse informele themabijeenkomst tussen raadsleden en corporaties.

Idem

Niet van toepassing.

Er is een online dossier ingericht over het woonbeleid. Dit is te raadplegen via: https://www.venlo.nl/woonbeleid

Idem

Niet van toepassing.

In januari 2022 heeft de raad een raadsinformatiebrief ontvangen over de status van het project. Via de Paragraaf rekenkameronderzoeken in de Jaarstukken 2022 en de communicatie aan de raad voorafgaand wordt de raad voor de laatste keer meegenomen in de voortgang van het verbeterproces.

Analyseren van het huidige proces van de MOR, vastleggen van de deelprocessen in processchema’s en inventariseren en analyseren van mogelijke kwetsbaarheden, daarbij kijkend welke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

Niet van toepassing.

Het werkproces is inmiddels geactualiseerd.

Idem

Niet van toepassing.

De inventarisatie heeft tot adviezen geleid voor de aanbesteding van een nieuw registratiesysteem. Op basis van een Programma van Eisen is de applicatie Melddesk aangekocht. De applicatie heeft naast een cliëntomgeving ook een app zodat medewerkers buiten direct een melding op hun telefoon kunnen afhandelen. Op 4 juli 2022 is de nieuwe applicatie live gegaan.

Melddesk biedt medewerkers meer comfort om een ‘standaard’ antwoord richting de burger te zenden.

Niet van toepassing.

Burgers worden middels ‘standaard’ e-mails op de hoogte gehouden van de statuswijzigingen van een melding. Hierbij hebben medewerkers de mogelijkheid om zelf een toelichting te formuleren. Enkele teams werken al met standaard voorgeprogrammeerde toelichtingen. Trainingen voor het gebruik van Melddesk vonden plaats in mei 2022.

Door te werken met normtijden per subcategorie type meldingen zal de tijdigheid in afhandeling verbeterd worden. Medewerkers krijgen pop-upmeldingen van meldingen die de normtijden dreigen te overschrijden.

Niet van toepassing.

Medewerkers kunnen duidelijk zien welke meldingen de normtijd hebben overschreden, en dus aandacht vragen. Het uitdraaien van managementrapportages is gestandaardiseerd in Melddesk. Het overschrijden van normtijden wordt in de managementrapportages gerapporteerd. De managementrapportages worden in 2023 ook in een BI Portaal verwerkt. Dit biedt real time managementinformatie.

Inwoners zullen via Venlo-online en op social media actief worden geïnformeerd. Met een filmpje en screenshots tonen we hoe eenvoudig het is om een melding te doen via de beschikbare kanalen.

Niet van toepassing.

De promotiecampagne voor de MijnGemeente App heeft in juli, augustus en september 2022 plaatsgevonden. Dit heeft opgeleverd dat 27% van alle binnengekomen meldingen middels dit nieuwe kanaal zijn gemeld.    

Maak een goede probleemanalyse van de schuldenproblematiek bij inwoners van de gemeente Venlo in relatie tot armoede in bredere zin. Bepaal kwetsbare doelgroepen en in te zetten instrumentarium, inclusief preventiemaatregelen en vroegsignalering.

Niet van toepassing.

Op basis van landelijke data en onderzoeken hebben we in beeld gebracht welke groepen het meeste risico op schulden lopen. Het risico op schulden ontstaat veelal bij bepaalde levensgebeurtenissen (life-events). Er is een preventieplan opgesteld waarbij we ons richten op deze life-events om zo schulden te voorkomen.

Gemeenten ontvangen daarnaast signalen van vaste lasten partners over betalingsachterstanden. In de loop van 2022 is een rapportage opgesteld over de aanpak vroegsignalering in Venlo. Daarmee is er ook inzicht in de aard en omvang van de schuldenproblematiek in Venlo op basis van de ontvangen signalen. Op 1 maart is uw raad tijdens een themabijeenkomst meegenomen in de cijfers omtrent schuldhulpverlening en vroegsignalering.

Gemeentelijk beleid en geboden diensten vastleggen in een verordening. Daarmee is duidelijk vastgelegd wat de gemeente de inwoners te bieden heeft en waartoe de gemeente zich verplicht.

Niet van toepassing.

Op basis van deze aanbeveling heeft de raad het addendum bij het beleidsplan “Actief uit armoede en schulden” vastgesteld. In 2023 wordt het armoedebeleid herijkt. Schuldhulpverlening blijft daar een onderdeel van. Om te komen tot dit nieuwe armoedebeleid wordt in dialoog met inwoners, maatschappelijke partners en de raad het huidige beleidsplan geëvalueerd. Daarnaast worden de verzamelde data gebruikt als fundament voor het nieuwe armoedebeleid.

Geformuleerde doelstellingen van het reguliere schuldhulpverleningsbeleid, preventie en vroegsignalering, op systematische wijze vertalen in haalbare, concrete en meetbare doelen. Kwantificeer zoveel mogelijk de te verwachten effecten.

Er wordt gewerkt aan het uitvoerings-programma bij het nieuwe armoede- en schuldenbeleid. Voorzien: vierde kwartaal 2023.

Er is inzichtelijk welke haalbare en concrete doelstellingen mogelijk zijn. Daarnaast is geprobeerd meetbaar vast te laten stellen of de gemiddelde schuldhoogte daalt door effectief beleid. Als KPI is gesteld dat 85% van de schuldhulptrajecten schuldenvrij worden afgesloten. We onderzoeken of schuldhulp indicatoren bij meetbaar Venlo kunnen worden opgenomen.

Zorg voor voldoende capaciteit en zoveel mogelijk continuïteit in de inzet voor zowel beleid als uitvoering van schuldhulpverlening.

Niet van toepassing.

Er is onderzocht wat de capaciteit is van gemeentes met vergelijkbare omvang. Deze is zeer divers, namelijk tussen de 50 en 150 cliënten per fte. Op basis van die gesprekken, is besloten in te zetten op 1 fte voor een caseload van 50 à 60 cliënten. Dit zijn de cliënten die de klantadviseur zelf (intensief) begeleidt. Daarnaast is de klantadviseur aanspreekpunt voor de cliënten die bij Plangroep in begeleiding zijn. We houden het aantal daarbij aan de lage kant in vergelijking met andere gemeentes, zodat maatwerk en individuele gesprekken goed geborgd kunnen worden.

Maak een inhoudelijke verbinding tussen beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering bij schuldhulpverlening. Door meer gestructureerde uitwisseling van informatie en regulier overleg kan het beleid tussentijds worden bijgestuurd en kan de nieuwe beleidsontwikkeling beter worden gevoed.

Niet van toepassing.

Er is periodiek afstemming tussen beleid en uitvoering. De uitvoering wordt betrokken bij het ontwikkelen van het nieuwe beleidskader.

Maak (tijdelijk) extra capaciteit beschikbaar voor nadere structurering van werkprocessen en teamopbouw en consistente aansturing van de uitvoering.

Niet van toepassing.

De werkprocessen zijn vastgelegd en ingericht in de systemen. Er is een consistente aansturing op dit proces. Op basis van de huidige formatie is vastgesteld dat het (vooralsnog) niet nodig is  om een senior / meewerkend voorman toe te voegen aan het team.

Maak waar mogelijk gebruik van instrumenten die hun waarde (elders) hebben bewezen om “aan de voorkant” van het schuldhulpverleningstraject een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden (leerbaarheid en zelfredzaamheid) van de klant (bijv. gebruik van Mesis).

Niet van toepassing.

Het doel van een screeningsinstrument is om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden van de klant (leerbaarheid en zelfredzaamheid). Hiervoor hebben we verschillende screeningsinstrumenten onderzocht. De persoonlijke benadering door de professional sluit het beste aan. Voor de gespreksvoering wordt wel gebruik gemaakt van een formulier dat gebaseerd is op de zelfredzaamheids-matrix. De sociale wijkteams hanteren ditzelfde instrument. Per onderdeel (werk/inkomen, schulden, sociale contacten, gezondheid, wonen etc.) wordt beoordeeld in welke mate de klant zelfredzaam is. Hierdoor sluiten we aan bij de diverse leefgebieden van de cliënt.

Investeer op korte termijn in betere registratie- en administratiesystemen bij de gemeentelijke schuldhulpverlening, zodat meer zicht komt op zowel de omvang en aard van de schuldhulpvraag als op de geboden schuldhulpverlening en de effectiviteit daarvan.

Niet van toepassing.

De gegevens zijn overzichtelijk gemaakt in een dashboard en worden sinds 1 januari 2021 geregistreerd. Sindsdien wordt een historie aan betrouwbare data opgebouwd waaruit conclusies getrokken kunnen worden. De aanbeveling is volledig uitgevoerd. Wel is inmiddels duidelijk dat het cliëntvolgsysteem Suite maximaal benut moet worden om de data-dashboards te voorzien van informatie. Om data dashboards verder te ontwikkelen is een nieuw systeem dat specifiek gericht is op schuldhulpverlening een belangrijke randvoorwaarde. De aanbesteding voor een nieuw IT-systeem loopt. Dit wordt dit jaar afgerond.

Agendeer op managementniveau met regelmaat de stand van zaken in de uitvoering en de voortgang van het actieplan. Rapporteer ook buiten de P&C-cyclus als daar aanleiding voor is.

Niet van toepassing.

De sturingsinformatie is vastgelegd in het dashboard schuldhulpverlening, waarover intern wordt gerapporteerd. Als er aanleiding toe is rapporteren wij buiten de P&C-cyclus om, over de voortgang van het actieplan. Dat is ook toegezegd tijdens de raadsvergadering van 22 december 2021. Daar is vooralsnog geen aanleiding toe geweest.

Maak concrete afspraken over afstemming, overleg en samenwerking tussen het cluster schuldhulp-verlening en het team rechtmatigheid sociaal domein. Met de signalering van schulden en het overleg daarover op cliëntniveau kan men eerder en beter inspelen op de situatie van de cliënt.

Niet van toepassing.

We hebben in beeld op welke plaatsen in de organisatie we inwoners met (risico op) schulden kunnen vinden. Er wordt intern nauw samengewerkt. We werken allemaal stadsdeelgericht, en op die manier zijn medewerkers aan elkaar ‘gekoppeld’. Eén keer per week vindt er een zorgnetwerkoverleg plaats verdeeld over de stadsdelen. Daarbij sluiten ook externe partijen en de sociale wijkteams aan. De lijnen met de sociale wijkteams zijn kort.
Inmiddels beantwoordt de MIDoffice de vragen van mensen met schulden en is de interne samenwerking verbeterd. Werkcoaches signaleren daarnaast sneller wanneer er geldzorgen zijn en verwijzen door. Mensen die een uitkering aanvragen worden beter geïnformeerd over de armoederegelingen en hoe de gemeente kan helpen indien er schulden ontstaan.

Overleg met de sociaal wijkteams, en mogelijk ook de buurteams, om te zorgen voor eenvoudige registratie van aantal, aard en afhandeling van vragen over schulden.

De registratie van (aan)vragen en de afhandeling van schuldhulpverlening op grond van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening ligt bij de gemeente. Bij de registratie wordt vastgelegd wat de herkomst is van de aanvraag of melding. Daar horen ook alle meldingen vanuit schuldeisers bij in het kader van vroegsignalering van schulden. Er zijn korte lijnen tussen de schuldhulpverleners, het sociaal wijkteam, de I&A-punten en de budgetcoaches van Incluzio, zodat de vragen op de juiste plek terecht komen. Externe partijen houden hun eigen registratie bij en gebruiken hierbij hun eigen systemen. Vanuit het oogpunt van de privacywetgeving (AVG) is het niet reëel dat al deze informatie via een punt wordt ontsloten. Door goede samenwerking en periodiek overleg met samenwerkingspartners krijgen we wel inzicht in het aantal en aard van de vragen bij de verschillende partijen. De komende periode onderzoeken we samen met Incluzio hoe we de monitoring van vragen verder kunnen vormgeven. Schuldhulpverlening en Jongeren Perspectief  Fonds zijn in de kwartaalrapportages van Incluzio opgenomen. Ieder kwartaal worden de cijfers met de gemeente besproken.

Maak een overzichtelijk plaatje van de diverse toegangsmogelijkheden tot schuldhulpverlening, en de rol en positie van het cluster schuldhulpverlening daarin. Daarbij moet ook worden verduidelijkt wat de rol en inzet is van wijk- en buurtteams, zodat duidelijk is wat zij wel en niet kunnen en mogen aanbieden aan hulpverlening. Het plaatje vormt de basis voor het maken van afspraken, beschrijven van werkprocessen voor doorverwijzing en het investeren in training en coaching van wijkteammedewerkers en   -vrijwilligers op het vlak van schuldhulpverlening.

Zie ook Vervolgplanning aanbeveling 3.

In samenwerking met de Alliantie Vrijwillige Schuldhulp is in beeld gebracht welke partijen allemaal betrokken zijn bij de toegang tot schuldhulpverlening. Zoals ook uit het rekenkameronderzoek bleek, is geconstateerd dat de toegang nu voor zowel inwoners, vrijwilligers als professionals niet duidelijk is. Om de drempel voor inwoners zo laag mogelijk houden, heeft er overleg plaatsgevonden met de Alliantie Vrijwillige schuldhulpverlening, waar ook Incluzio aan deelneemt. Inmiddels is helder wat Incluzio kan doen en wat de gemeente doet. In 2022 zijn er gesprekken met Incluzio en de vrijwilligersorganisaties geweest. Dit wordt in 2023 tot een concreet actieplan omgezet zodat de dienstverlening maximaal op elkaar kan worden afgestemd en zo overzichtelijk mogelijk voor de inwoner kan worden georganiseerd. Aanbeveling 13 wordt hierin ook meegenomen.

Maak concrete afspraken met de relevante vrijwilligersorganisaties over toegang tot en informatiedeling over de gemeentelijke schuldhulpverlening.

Niet van toepassing.

Er is veel aandacht voor de versterking van de samenwerking met vrijwilligersorganisaties. Humanitas en Schuldhulpmaatje werken samen met de werkgroep schuldhulpverlening van Bindkracht (en de daaraan verbonden partijen) om de toegang tot schuldhulpverlening verder in beeld te brengen. Humanitas en Schuldhulpmaatje maken onderdeel uit van de Alliantie Vrijwillige Schuldhulp. Er is daarnaast regelmatig overleg met de stuurgroep van Bindkracht. Op uitvoerend niveau vindt overleg plaats met Schuldhulpmaatje Venlo en Humanitas.

Blijf investeren in de samenwerking met Plangroep, voor de intake, de afstemming over cliënten en de overdracht van cliënten(dossiers) over en weer. Overweeg daarvoor een vaste accounthouder aan te stellen binnen het cluster SHV.

Niet van toepassing.

De samenwerking met Plangroep is versterkt. Er vindt regelmatig overleg plaats, zowel op casusniveau (één keer per maand) als organisatorisch (één keer per kwartaal). Binnen het cluster schuldhulpverlening is een vaste accounthouder voor Plangroep aangewezen. Het op orde houden van de samenwerking met Plangroep is een continu proces. Indien zich nieuwe problemen voordoen worden deze besproken met de accounthouder en op basis van duidelijke afspraken verder gemonitord.

Ontwikkel eenvoudige en concrete doelstellingen voor preventie en vroegsignalering, en probeer de projectmatige aanpak waar mogelijk om te zetten in structureel beleid, zodat er op termijn meer zicht ontstaat op het bereik en de effectiviteit.

Niet van toepassing.

In het Addendum bij het beleidsplan is opgenomen dat we inzetten op preventie door aan te sluiten bij life-events. Daarnaast zetten we in op (vroeg)signalering. Dat doen we op basis van interne verwijzingen, externe doorverwijzingen en betalingsachterstanden. Om hier invulling aan te geven is in samenwerking met de budgetcoaches van Incluzio een preventieplan opgesteld. Dit is een uitvoeringsplan waarin staat welke acties worden ondernomen bij de verschillende life-events. De uitvoering van dit plan is in 2021 gestart. De schuldhoogte bij aanvang van het traject wordt geregistreerd. Bij een effectieve preventie en vroegsignalering moet de gemiddelde schuldhoogte dalen. Daarnaast wordt bekeken wat er mogelijk is rondom voorlichting op scholen. Hierover worden op dit moment nog ideeën verzameld en uitgewisseld.  

Werkwijze rondom vroegsignalering vastleggen in interne werkprocesbeschrijvingen en afspraken met externe partijen, en zorg voor goede registratie van signalen/meldingen en de opvolging ervan.

Niet van toepassing.

Het proces vroegsignalering van schulden is volledig vastgelegd en ingericht. Voor de registratie van de betalingsachterstanden maken gebruik we gebruik van het RIS matching systeem. Op basis van de signalen die ontvangen worden, wordt actie ondernomen. Bij een enkelvoudige melding en/of laag bedrag wordt er een brief gestuurd. Bij meervoudige signalen of hoge bedragen wordt gepoogd telefonisch contact te krijgen dan wel vindt er een huisbezoek plaats. Afhankelijk van de situatie worden afspraken gemaakt over de hulp die wordt ingezet.

Analyse van de inzet van bewindvoering bij inwoners en concreet plan opstellen om de inzet en kosten van bewind terug te dringen.

Niet van toepassing.

Stijgende kosten voor beschermingsbewind zijn al een aantal jaren een landelijke trend. Dat heeft verschillende oorzaken. Door een wijziging in de wetgeving is de doelgroep die in aanmerking komt voor bewind groter geworden. Naast regulier bewind is het zogeheten ‘schuldenbewind’ erbij gekomen. Het hebben van schulden is daarmee ook een mogelijkheid geworden onder bewind geplaatst te worden. Er is een overzicht van de inwoners die onder bewind staan, waarvoor de gemeente (een deel van) de kosten betaalt. Op basis van eigen onderzoek in combinatie met input van de bewindvoerder kunnen we een goed beeld krijgen van financiële redzaamheid. Met alle bewindvoerders vindt een jaarlijks een evaluatiegesprek plaats over de samenwerking. Verder zijn er op casusniveau korte lijntjes om te kijken of het bewind moet worden doorgezet en of dat het mogelijk is om een lichtere vorm van ondersteuning (budgetbeheer) in te zetten. Mede dankzij deze gesprekken zijn de kosten in december 2021 gedaald met 10,2 procent ten opzichte januari 2021. Vervolgens zijn we vanaf januari t/m heden erin geslaagd om de kosten nogmaals met ruim 25% te laten dalen.

Op korte termijn onderzoek uit laten voeren naar een willekeurige selectie van (voormalige) cliënten van de gemeentelijke schuldhulpverlening en Plangroep. Vraag hen hoe zij zijn geholpen met schulden (geen klanttevredenheid, maar effectiviteit). Ook onderzoek naar inwoners met schulden, maar zonder gemeentelijke ondersteuning.

Zie ook vervolgplanning aanbeveling 1.

In aanloop naar het nieuwe beleidsplan in 2023 wordt het huidige beleidsplan Actief uit armoede geëvalueerd. Daartoe is een vragenlijst opgesteld om inwoners te bevragen op hun ervaringen met en de effectiviteit van het schuldhulptraject. Ook ketenpartners zijn hierin meegenomen. Het onderzoek is uitgevoerd tussen het derde kwartaal van 2022 en februari 2023. Resultaten worden tijdens een presentatie op 28 februari 2023aan het college en op 1 maart aan de raad gepresenteerd. Doordat inwoners actief betrokken zijn geweest bij de herijking zal het inwonersperspectief structureel een belangrijke rol krijgen in het nieuwe beleidskader.